Une fois prise la décision de recruter un candidat, rien ne doit être laissé au hasard pour faciliter son intégration au sein de l’entreprise. Un accueil adapté, une place clairement définie dans l’organigramme de l’entreprise, des fournitures qui ne tardent pas, une présentation aussi bien du candidat aux différents acteurs et aux partenaires de l’entreprise, permettent déjà de partir dans une relation de confiance.

La procédure d’accueil en elle-même est rarement formalisée : on peut cependant noter que deux niveaux surgissent : l’accueil dans la société et l’accueil dans le service où la personne aura à travailler.

Pour donner plus de vie à nos propos, on peut imaginer une procédure d’accueil :

Au niveau de l’entreprise :

Dans un premier temps, déjà ébauché lors des entretiens pré embauche, un supérieur hiérarchique ou la direction des ressources humaines présentera la société en commentant de façon brève ses chiffres (nombre d’employés, croissance, annuelle, pérennité de l’entreprise, forme actionnariale anonyme ou familiale...) La direction des ressources humaines passera alors au renseignement de données sur le candidat et l’informera de la date de la paie, des formalités de sécurité sociale, de l’avantage d’une mutuelle éventuelle obligatoire ou non, des services communs que peuvent être la présence d’une infirmière ou la cantine, des aspects du règlement intérieur, des éventuels services de transports. Un dossier récapitulatif sera remis au candidat comprenant un organigramme général de l’entreprise avec les noms, fonctions, téléphone et email des personnes ; une fiche de paie « test » permettant de mieux appréhender les questions éventuelles qui sont très rarement spontanées ; un règlement intérieur s’il y en a obligation et l’adresse du site internet ou d’un autre canal d’information.

Au niveau du service :

Une personne du service avec la collaboration de la direction des ressources humaines procèdera à une visite détaillée du service (matériels, locaux, position dans le processus de fabrication, hiérarchie précise en fonction des tâches) ; elle invitera aussi le nouvel embauché à une visite des lieux de vie (réfectoire, vestiaire, salle de repos...).

Une personne pourra présenter le poste de travail, déterminer la formation nécessaire et la faire appliquer et dans le cas d’une production de biens, insister sur l’aspect de fonctionnement des machines et la sécurité.

Cependant, la procédure d’accueil ne se confond pas avec la procédure d’intégration ; celle-ci est nécessairement plus longue et plus riche. On attend à ce moment-là des remontés d’informations du nouvel embauché et les gestionnaires observent sa façon de s’intégrer au groupe, ses méthodes de travail, son relationnel...Dans beaucoup d’entreprises et à fortiori dans les entreprises à fort turn-over, il serait loisible de prévoir un responsable d’intégration qui puisse faire jouer la palette du séminaire d’accueil, de la formation spécifique, de l’information orale sur l’entreprise, de la rencontre informelle avec la direction générale, du livret d’accueil, la diffusion d’informations sociales....